Lohnbuchhaltung

Womit befasst sich die Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung ist für die Arbeitnehmer eines Unternehmens in der Regel der wichtigste und interessanteste Teil der gesamten Buchhaltung. Sie befasst sich mit der betrieblichen Abrechnung von Gehalts- und Lohnzahlungen und allen weiteren Rechnungen, die damit im Zusammenhang stehen. Dazu gehört zum Beispiel auch Pflege der Personaldaten, die Ausführung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse für die Krankenkassen und die Lohnsteuer, oder auch in kleineren Unternehmen das Aufsetzen von Arbeitsverträgen. Für diese Tätigkeit innerhalb der Lohnbuchhaltung sind in der Regel umfassende Kenntnisse des Arbeitsrechts, des Lohnsteuerrechts und des Sozialversicherungsrecht unbedingt notwendig.

Unter anderem finden sich in der deutschen Gewerbeordnung sehr konkrete Vorgaben über Form und Inhalt der Lohnabrechnung und der Lohnbuchhaltung. So heißt es zum Beispiel in § 108:

„(1) Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.
(2) Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.
(3) Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bestimmt das Nähere zum Inhalt und Verfahren der Entgeltbescheinigung nach Absatz 1, die auch zu Zwecken nach dem Sozialgesetzbuch verwendet werden kann nach Maßgabe des § 97 Abs. 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber zur Vorlage dieser Bescheinigung gegenüber Dritten eine weitere Entgeltbescheinigung verlangen, die sich auf die Angaben beschränkt, die zu diesem Zweck notwendig sind.“

Begriff und Funktion des Controlling

Die aus dem angelsächsischen Raum stammende Bezeichnung "to control" ist mit Begriffen wie "steuern", "regeln", "beeinflussen", aber auch mit "unter Kontrolle halten" übersetzbar und bedeutet vereinfachend, eine Sache im Griff zu haben. Auf Grund der Ähnlichkeit mit dem deutschen Wort "Kontrolle" wird Controlling häufig gleichgesetzt mit Kontrolle oder .

Grundsätzlich handelt es sich beim Controlling um Führungsaufgaben des Top-Managements. Allerdings kann die Unternehmensleitung auf Grund der Komplexität ihrer Aufgabenstellungen ihre Aufgaben heute im Allgemeinen nicht mehr allein erfüllen und delegiert daher unter anderem wesentliche Teile der Überwachungsfunktion an die und das Controlling.

Trotz der vielen in Literatur und Praxis vorzufindenden Versuche, Controlling über entsprechende Aufgaben- und Funktionskataloge zu beschreiben, ist es bislang nicht zu einer einheitlichen Begriffsdefinition gekommen. Das bietet den einzelnen Unternehmen zwar die Möglichkeit, Controlling individuell zu gestalten und weiterzuentwickeln, verhindert jedoch oftmals ein systematisches Vorgehen bei der Einführung von Controlling (). Hier soll Controlling daher durch Festlegung von typischen Aufgabenstellungen wie folgt begrenzt werden:

Controlling ist die Bereitstellung von Methoden und für arbeitsteilig ablaufende Planungs- und Kontrollprozesse sowie die funktionsübergreifende Unterstützung und Koordination solcher Prozesse

Träger dieser Aufgaben ist der . In Klein- und Mittelbetrieben und/oder bei geringem Aufgabenumfang kann auch der Unternehmer selbst oder einer seiner leitenden Angestellten neben anderen Aufgaben auch die Controllingfunktion wahrnimmt. Im Regelfall sollte Controlling jedoch institutionalisiert ( - Organisation) sein, damit die Mitarbeiter des Controllingbereiches die ihnen übertragenen Aufgaben mit fachlichem Know-how auf unabhängige und neutrale Art und Weise erfüllen können.

Das betriebliche Rechnungswesen

Das betriebliche Rechnungswesen hat die Aufgabe, alle wirtschaftlichen Vorgänge in einem Betrieb, die sich wert- oder mengenmäßig ausdrücken lassen, zu erfassen und auszuwerten.

Seine Ursprünge reichen weit zurück: Schon vor Jahrtausenden führten Kaufleute Buch über ihre Geschäftstätigkeit; und bereits im 16. Jahrhundert war die Grundstruktur der doppelten Buchführung bekannt, die noch heute in ihren Grundzügen angewandt wird. Mit der fortschreitenden Industrialisierung und Kapitalisierung veränderten sich allerdings Aufgaben und Struktur des Rechnungswesens: Wurden ursprünglich nur die Forderungen und Verbindlichkeiten (Soll und Haben) aufgezeichnet, erfasst und analysiert es heute alle Daten, die der Unternehmer benötigt, um die Wirtschaftlichkeit seines Unternehmens zu überprüfen und dessen weitere Entwicklung zu planen.

Struktur des Rechnungswesens und Aufgaben der einzelnen Bereiche innerhalb des Rechnungswesens

Das moderne betriebliche Rechnungswesen weist folgende Struktur auf:

  • Buchführung oder Finanzbuchhaltung

  • Kosten- und Leistungsrechnung oder Betriebsbuchhaltung

  • Statistik oder Vergleichsrechnung

  • Planungsrechnung

Buchführung:

Ihr kommt im betrieblichen Rechnungswesen eine Kernfunktion zu. Sie erfasst planmäßig und lückenlos alle Geschäftsvorfälle eines Betriebes für einen bestimmten Zeitabschnitt (Geschäfts- oder Wirtschaftsjahr) und bildet mit ihrem Zahlenmaterial die Grundlage für Kalkulationen, Vergleichsrechnungen und betriebliche Planungen, also für alle anderen Bereiche des Rechnungswesens.

Kosten- und Leistungsrechnung:

Sie dient der Überwachung der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Auf der Basis des Zahlenwerkes der Buchführung und der kalkulatorischen Kosten (Kosten, die für Zwecke der betrieblichen Kalkulation eingesetzt werden) ermittelt sie die Selbstkosten, getrennt nach Betriebsabteilungen oder Erzeugnissen. Sie liefert Zahlenmaterial für den Jahresabschluss in der Buchhaltung, für die Statistik und die Planungsrechnung sowie für Angebotskalkulation und Preisbildung.

Statistik:

Sie dient dem innerbetrieblichen Vergleich des aus der Buchführung und der Kosten- und Leistungsrechnung gewonnenen Zahlenmaterials. Diese Vergleichsrechnung bildet wiederum eine Grundlage für die betriebliche Planung.

Planungsrechnung:

Hier werden die Erkenntnisse aus Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung und Statistik sowie Informationen über außerbetriebliche Zustände und Entwicklungen verarbeitet, um eine tragfähige Basis für wirtschaftlich wichtige Entscheidungen des Unternehmens zu erhalten.

Was sind Liquiditätspläne

Jedes Unternehmen muss stets in der Lage sein, seine finanziellen Verpflichtungen der Höhe nach und bei Fälligkeit zu erfüllen. Andernfalls droht die Insolvenz. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Hilfe entsprechender Planung stets ausreichende Liquidität sicherstellen können, wie Sie die Liquiditätssituation im Unternehmen allgemein verbessern können, ob und wann Liquiditätshilfen per Bankdarlehen oder aus Fördermitteln möglich und sinnvoll sind, welche anderen Maßnahmen es gibt und wie der optimale Kompromiss zwischen dem Halten von Liquidität und einem möglichst hohen Ertrag des Unternehmens gefunden werden kann.

Unternehmen müssen generell jederzeit in der Lage sein, ihren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen (dynamische Liquidität). Liquidität ist also für den Erhalt des Unternehmens von sehr hoher Bedeutung.

Auch ein rentabel arbeitender Betrieb kann zahlungsunfähig werden (Illiquidität). Es brauchen nur einige Kunden später als erwartet zu bezahlen oder gar ein Großkunde komplett auszufallen. Daher muss die Liquidität eines Unternehmens systematisch geplant und überwacht werden. Dies geschieht mithilfe einer Liquiditätsrechnung, die mindestens drei Monate umfassen sollte. Stellen Sie Ihre Einnahmen Ihren Ausgaben gegenüber. Daraus ergibt sich der monatliche Überschuss (Überdeckung), den Sie zur Verfügung haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen. Womöglich stellt sich auch ein Fehlbetrag (Unterdeckung) heraus.

Sie haben folgende Möglichkeiten, um eine drohende Unterdeckung abzuwenden:

  • Kunden kein zu langes Zahlungsziel einräumen,

  • Skonto bei schneller Bezahlung anbieten,

  • Anzahlungen oder Teilzahlung vereinbaren,

  • Massives Einholen von Forderungen (z.B. mit Inkassounternehmen),

  • Kredite kurzfristig ausnutzen,

  • Ausgaben/Zahlungen verschieben,

  • Frisches Beteiligungskapital besorgen,

  • Abtretung der Forderung,

  • Teile des Unternehmensvermögens verkaufen,

  • Verkauf und anschließendes Leasing von Objekten (sale and lease back)